5 actividades que debe realizar antes de comprar un ECM o Gestor Documental.

La crisis generada por el Covid19, puso de manifiesto un sinnúmero de falencias en los sistemas ECM y Gestores documentales en las empresas. Muchos de éstos sistemas no contaban con la capacidad de accederse desde los hogares de los colaboradores, muchos no tenían definido correctamente los permisos de acceso a los documentos y  expedientes, en otros caso, algunas empresas ni siquiera tenían implementado un sistema ECM o un Gestor Documental y tuvieron que recurrir a las capacidades de trabajo colaborativo de Google Drive u Office 365.

Por sí solo, un sistema de información no puede resolver nada.

No contar con un sistema con la capacidades para clasificar, organizar y disponer los documentos electrónicos y digitales; supondrá un sinnúmero de dificultades en el corto plazo para las empresas. Sobre todo al momento de consultar y disponer (seleccionar, eliminar, conservar permanentemente) dichos documentos.

Sabemos entonces que en la medida en que la economía lo permita, muchas empresas procurarán invertir en sistemas ECM y Gestores Documentales que les faciliten ejecutar los procesos de gestión y operación de sus procesos, garantizando clasificación y gestión de los documentos generados en dicho proceso. Por ello hemos creado una guía sencilla de qué deberías tener en cuenta antes de realizar la compra de este tipo de sistemas.

Entender la visión de negocio.

Un sistema ECM o un Gestor Documentales, no sólo están pensados para centralizar y administrar los documentos de una entidad, sino también para propender por un adecuado flujo de información, facilitar la búsqueda y recuperación, entre otras funcionalidades de las cuales hablaremos en otro post. Dichas capacidades deben analizarse en función de lo que más genera valor para la organización.

Definir qué necesita la empresa

Las necesidades en torno al sistema de información, no están únicamente en el área de Gestión Documental. Es importante poder conocer con el mayor nivel de detalle posible, qué hace cada proceso y colaborador y qué necesidades (en función de los documentos e información) tiene. Con esto claro, tendrá una lista sólida de requisitos que podrá clasificar y priorizar para definir el sistema de información que más se ajuste a sus necesidades.

Analice el ecosistema tecnológico.

El deber ser de un ECM y de un Gestor Documental, es centralizar todos los documentos electrónicos y digitales de la organización. Con esta premisa, es clave entender que los otros sistemas como el ERP, el CRM, el Sistema de Nómina, el BPM, la página Web, el correo electrónico, los sistemas del core de negocio de la empresa… producen y reciben documentos e información de forma permanente y que estos (la información y los documentos) deberán viajar entonces al ECM o al Gestor Documental, clasificarse en las series, subseries y archivarse en expedientes electrónicos correspondientes.

Entender este flujo y requisitos de interoperatibilidad entre sistemas, le permitirá definir claramente qué requiere para que su ECM o Gestor Documental, se convierta en el  sistema que centraliza la memoria digital de su empresa.

Cultura organizacional

Los sistemas de información, en este caso los ECM y los Gestores Documentales están diseñados para que las personas los operen. Por sí solo, un sistema de información no puede resolver nada. Por ello es importante crear una cultura en torno a la Gestión Documental, primero que nada. Y no nos referimos a ir de área en área con la ley en la mano pregonando que es una obligación y que si no lo hacen serán sancionados.

Se trata más de definir estrategias de comunicación que permitan hacer ver la importancia de una adecuada gestión documental. A los directivos, por ejemplo, se les debe convencer con cifras, datos y hechos que sustenten la razón de ser de una adecuada gestión documental, para que ellos sean quienes más se interesen. ¿a qué directivo no le agrada ahorrar dinero, o ver que su organización es más eficiente, o que toma mejores decisiones basada en la información disponible, o que tendrá mayores posibilidades de victoria ante un evental lío judicial, o que podrá acceder a la información desde donde quiera que esté?

Así mismo podrá hacerlo con todos los demás colaboradores. Pero hay que hacerlo con estrategias acertivas, agradables y sobretodo medibles. De forma que cuando los datos le muestren que la empresa está en un buen momento de entendimiento de su gestión documental, tendrá una gran oportunidad de pensar en un sistema de información.

¿En dónde tendrá su sistema?

¿OnPremise?, ¿Software como Servicio? ¿Plataforma como Servicio?¿Infraestructura como Servicio?

Son algunas de las preguntas que sugerimos resolver. Cada opción supone un escenario distinto y condiciones que, dependiendo el estado y políticas de su empresa, le significará ahorro de costos y tercerización de responsabilidades que se podrán resumir en eficiencias, incluso. Acá sugerimos alinear esfuerzos con el área de Seguridad de la Información para descartar las opciones que no estén permitidas, de acuerdo a las políticas de seguridad de la información de la empresa y con el área de tecnología para determinar, entonces, la opción más viable.

En Estrategia Transformación Digital, tenemos experiencia en estos elementos previos a la adquisición e implementación de su sistema para gestionar los documentos electrónicos. Permítanos ser su aliado en esta iniciativa.