Las metodologías de mejora de procesos adecuadas pueden aumentar la eficiencia, reducir costos, impulsar la agilidad empresarial, optimizar las operaciones y mucho más.
Sin embargo, existen bastantes herramientas de desempeño y no todas son iguales: algunas son expertas en ayudar al desempeño de los empleados, algunas optimizan la eficiencia del proceso y otras simplifican el gobierno organizacional.
En este post hablaré sobre algunas de las herramientas de mejora de procesos más usadas y veremos como éstas pueden mejorar el rendimiento en toda la organización.
Las 5 principales
Estas son algunas de las mejores herramientas y marcos que se pueden utilizar para evaluar, analizar y optimizar sus procesos comerciales:
Lean
El pensamiento Lean es un marco derivado del Sistema de Producción de Toyota, una metodología destinada a reducir el desperdicio, acortar los ciclos de desarrollo de productos, el cambio incremental y la mejora continua.
Este marco incorpora conceptos como Kanban, un sistema de programación para la fabricación justo a tiempo, y Kaizen, un concepto japonés que se centra en mejoras graduales y continuas en lugar de cambios revolucionarios.
Esta metodología se ha vuelto bastante conocida desde que Toyota la introdujo por primera vez.
En los últimos años, este método incluso fue repopularizado y aplicado a startups por Eric Ries en su libro, The Lean Startup .
Como muchas de las otras metodologías mencionadas aquí, Lean se puede aplicar a una amplia gama de procesos comerciales, desde el desarrollo de software hasta la fabricación y la gestión de la cadena de suministro.
Six sigma
Six Sigma, desarrollado en Motorola en la década de 1980, es un marco diseñado para maximizar la calidad del proceso minimizando los defectos y la variabilidad.
El proceso refleja el proceso Planificar-Hacer-Verificar-Actuar y tiene dos métodos centrales:
- DMAIC. Este método está orientado a mejorar los procesos existentes. Significa: definir el sistema, medir aspectos clave del proceso actual, analizar los datos, mejorar el proceso actual y controlar el proceso de estado futuro.
- DMADV. Este proceso tiene como objetivo desarrollar nuevos procesos. Sus etapas son: definir metas de diseño, medir e identificar características críticas para la calidad, analizar para desarrollar y diseñar alternativas, diseñar una alternativa mejorada, verificar el diseño.
Al igual que Lean, Six Sigma se desarrolló originalmente en el espacio de fabricación, pero también se ha aplicado a una amplia gama de otras funciones y procesos comerciales. Si bien tanto Lean como Six Sigma tienen diferentes énfasis, algunos han combinado ambos métodos e incluso han desarrollado enfoques híbridos como Lean Six Sigma.
Gestión de calidad total (TQM)
Total Quality Management (TQM) es un sistema de gestión que se centra en la satisfacción del cliente y la mejora continua.
Existen diferentes versiones de esta metodología, cada una con su propio conjunto de principios básicos, pero algunos de los más comunes incluyen:
- El cliente primero
- Mejora constante
- Participación total de los empleados
- Decisiones basadas en datos
- Centrado en el proceso
Si bien TQM es una metodología de gestión, también se basa en la mejora continua del proceso a través de correcciones continuas de errores, ajustes de políticas, capacitación de empleados y recopilación de datos.
Además, como muchas de las otras herramientas cubiertas aquí, TQM tiene sus raíces en las mismas filosofías y método de Kanban.
Gestión por objetivos (MBO)
Management by objectives (MBO) adopta un enfoque de alto nivel para la mejora del rendimiento y se centra más en las prácticas de gestión que en la optimización de procesos.
Este enfoque, presentado por Peter Drucker, establece objetivos claros que son acordados por gerentes y empleados.
Los pasos de este enfoque incluyen:
- Crear objetivos organizacionales
- Hacer que esos objetivos sean comprensibles para los empleados
- Fomentar la participación de los empleados en el establecimiento de sus propias metas individuales.
- Seguimiento del progreso
- Recompensar los logros
MBO tiene sus limitaciones, pero la herramienta no pretende ser una “solución mágica” para mejorar el rendimiento. La mejor opción sería usarla combinada con otras herramientas, como las que he tratado aquí, para mejorar la comunicación organizacional, involucrar a los empleados y mejorar las relaciones verticales dentro de la organización.
Modelado de procesos de negocio (BPM)
El modelado de procesos de negocio (BPM), como sugiere el término, traza los procesos y los representa visualmente para que puedan entenderse y optimizarse más fácilmente.
Hay varios tipos de modelos de procesos que se pueden aplicar a diferentes escenarios.
Un modelo de simulación, por ejemplo, puede usarse para modelar sistemas complejos, como cadenas de suministro.
Un modelo de flujo de trabajo virtual, por otro lado, puede trazarse con diagramas de flujo, diagramas de flujo de control o incluso herramientas de software modernas, como Bizagi
El modelado de procesos de negocio está estrechamente vinculado a otras metodologías de mejora de procesos, como la gestión de procesos de negocio (que también tiene el acrónimo BPM), la reingeniería de procesos de negocio (BPR) y el diseño de procesos de negocio (BPD), entre otros.
Si bien hay varias herramientas y técnicas que caen dentro de estas disciplinas, todas comparten el mismo enfoque general y los mismos objetivos generales: modelar los procesos existentes para optimizarlos o rediseñarlos.
Recomentaciones finales
Aquí, hemos analizado algunos enfoques generales para la mejora de los procesos de negocio y la mejora del rendimiento.
Muchas de las herramientas más comunes de la actualidad, como PDCA, PDSA, DMAIC, Kaizen y Kanban, comparten las mismas raíces y forman parte de metodologías existentes, como lean o Six Sigma.
Sin embargo, para obtener una comprensión completa de los métodos de mejora de procesos, es una buena idea examinar los enfoques que se centran no solo en los procesos, sino también en el papel que desempeñan otros componentes comerciales en esos procesos. Los métodos de gestión, como TQM, así como las teorías de gestión de cambios , como ADKAR, pueden ofrecer diferentes ángulos sobre los mismos procesos, lo que lleva a nuevos conocimientos sobre cómo ajustar y mejorar esos procesos.
Magister en Gerencia de Sistemas de Información y Proyectos Tecnológicos con experiencia en preventa y venta consultiva de soluciones y tecnologías para la #TransformaciónDigital. A lo largo de los últimos años ha liderado y acompañado la venta de proyectos para importantes entidades de Gobierno 🇨🇴, Telco, Banca y Retail.
Actualmente es Consultor Comercial en AdeA Colombia, Docente Universitario y asesor en estrategias de implementación de tecnologias para agilizar y modernizar los procesos de negocio.
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