7 Retos de la Implementación de Software y cómo resolverlos.

Implementar un nuevo software en su organización ofrecerá un sinnúmero de ventajas: Aumento de la productividad, promover espacios para la innovación, mejorar los flujos de información y documentos… sacar de la “zona de confort a muchos colaboradores”. Sin una eficiente y detallada planeación, cualquiera que sea la ventaja que se quiere lograr, se puede ver sofocada y puede llevar a que los procesos de transformación digital pierdan enfoque.

¿Cómo puede evitar los mayores desafíos de implementación de software?

Una implementación exitosa comienza con un plan claramente definido. Esto incluye comprender lo que el software realmente puede ofrecer, preparar adecuadamente a su equipo de proyecto, anticipar las necesidades de los empleados, indentificar planes de contigencia en caso de alguna falla y comunicar en todos los niveles el cambio que esta implementación supone. A mayor preparación, menor posibilidad de materialización de amenazas que son comunes a los proyectos de implementación de software.

Aquí discutiremos algunos de los mayores desafíos de implementación de software y cómo evitarlos.

Cualquier proyecto exitoso de implementación de software, inicia con un plan claramente definido y detallado

1. Expectativas desalineadas

Su equipo de proyecto tendrá una variedad amplia de partes interesadas internas, como gerentes de proyecto, líderes de equipo, gerentes de producto, expertos en adopción digital, expertos en los procesos, entre otros. El equipo del proyecto interno deberá trabajar en estrecha colaboración con el proveedor, incluidos los desarrolladores, diseñadores y líderes funcionales, gerentes de proyecto e incluso con los directivos del proveedor – cuando las cosas se complican-. El proveedor de software debe ser transparente y honesto sobre lo que puede ofrecer de manera realista durante todo el proceso de implementación. Si tenía la impresión de que el software tenía la capacidad deseada pero en realidad no la tiene, eso podría generar problemas en el futuro. Para garantizar que se cumplan sus expectativas durante el proceso de implementación, debe haber una fuerte comunicación entre su equipo de proyecto interno y el proveedor. Si durante el proceso de planeación se definen claramente los hitos y entregas, será sencillo – para las dos partes- cumplir con las expectativas en el proceso de implementación.

2. Integridad de datos.

Con frecuencia, la implementación de software requerirá que se migren datos desde un sistema existente. Garantizar integridad de dichos datos, será de importancia crítica por lo cual se deberá analizar y comprender qué datos se pueden traducir o llevar al nuevo sistema y cuáles no. Al comprender el nivel de interoperabilidad entre los dos sistemas, estará mejor preparado para garantizar que los datos se transporten de manera íntegra, que no se pierdan ni se queden atrás en la migración, y que se mantengan los estándares de privacidad, en todo el proceso.

El peligro de no vigilar de cerca la integridad de los datos durante la migración es que podría perder información importante. Si la información se pierde o se malinterpreta durante una transferencia, los datos podrían verse comprometidos y no ser confiables. Durante la fase de implementación, el equipo del proyecto debe continuar verificando la integridad de los datos, lo que puede involucrar a un tercero para moderar y garantizar que se cumplan los requisitos.

3. Falta de preparación entre su equipo de proyecto.

El equipo del proyecto debe estar alineado con los objetivos, procesos y plazos generales. Cada miembro debe estar preparado para representar los intereses de su área o equipo y trabajar juntos para desarrollar el plan de implementación. Parte de la preparación para el despliegue real incluye determinar cuánto soporte en el lugar tendrá que proporcionar el proveedor durante los primeros días y semanas, dependiendo de la escala del despliegue. 

Otra responsabilidad del equipo del proyecto es establecer un marco para identificar y abordar problemas comunes de los usuarios. Esto podría incluir la creación de nuevos canales de comunicación entre los usuarios y el equipo del proyecto, así como la inclusión de una solución que proporcione análisis sobre la participación del usuario y la finalización del proceso. Con tales conocimientos, tendrá una visión clara y precisa de los desafíos de usabilidad más destacados,

4. Falta de preparación entre sus empleados.

Al implementar un nuevo software, es normal que exista resistencia por parte de los empleados que están contentos con el sistema existente y no desean aprender nuevos procesos. Es crucial preparar completamente al personal para los cambios. Programe un tiempo antes de la implementación para mostrarles los beneficios del nuevo software. Aclare por qué es necesario para su día a día y cómo mejorará la eficiencia y la calidad de su trabajo. De esa manera, cuando sea hora de que comiencen a aprender a usar el nuevo software, lo aceptarán en lugar de rechazarlo .

5. Falta de apoyo del vendedor

Además de estar obligado contractualmente a supervisar la implementación, el proveedor que entrega el software debe verse como un socio en el proyecto, un aliado estratégico. Su experiencia disponible será crucial para garantizar una transición sin problemas. Las líneas de comunicación abiertas pueden ayudar a mitigar la sensación de que el proveedor desaparece después del lanzamiento inicial. El representante de atención al cliente y el equipo de desarrollo del proveedor deben estar disponibles para responder preguntas específicas, proporcionar experiencia y soporte cuando sea necesario, y trabajar junto con su departamento de TI para resolver rápidamente cualquier problema. Establecer una buena relación con su representante de atención al cliente es un gran primer paso. Al crear una relación amistosa, trabajar juntos para resolver los problemas que surjan en el camino será mucho más fácil y menos estresante.

6. herramientas de capacitación inadecuadas

La capacitación debe ser una de las principales prioridades al implementar un nuevo software. Después de todo, si el personal no sabe cómo usarlo, ¿qué sentido tiene tenerlo? Los empleados no solo deben comprender el valor potencial del software, sino también cómo obtener ese valor en su día a día. El papel del equipo del proyecto es doble. Primero, comunicar el valor del nuevo software y segundo, desarrollar un plan de capacitación y transferencia de conocimiento efectivo . Esto debería incluir un sistema de prueba para poner a los empleados al día sobre cómo completar los procesos centrales y utilizar las funciones con confianza.

7. Disminución de la productividad

Es altamente probable que la productividad disminuya durante la implementación de un software. Esto no solo es una amenaza para el ROI del nuevo software, sino que también puede conducir a una disminución de la moral entre el personal, principalmente porque durante el proceso de adaptación será más demorado completar las actividades del día a día en una velocidad óptima. De ahí que sean clave las estrategias de capacitación y de transferencia de conocimiento. Así mismo es importante evaluar previo a la implementación factores como la experiencia, el rol de cada colaborador y las tareas que desarrollan y con ello definir estrategias para apoyar el cumplimiento eficiente de las mismas.

La clave está en el detalle

La implementación de una nueva plataforma de software es una gran tarea que requiere una planeación detallada para garantizar una ejecución sin problemas. Si su planeación es efectiva, significa que su equipo está preparado correctamente, el software cumple con las regulaciones requeridas y se han establecido las expectativas apropiadas.

Dele tiempo a la incorporación del software para que todos los colaboradores se sientan cómodos y seguros usándolo. La capacitación debe detallarse de forma tal que sea un proceso continuo y constante. Pero sobretodo, es clave que establezca análisis de los procesos de capacitación mediante evaluaciones u otras estrategias que permitan tener indicadores de impacto. Con ello podrá definir estrategias enfocadas en las debilidades y potenciar las fortalezas en pro del aprovechamiento del software. Incluso, puede crear un programa de entrenamiento de entrenadores con los que obtengan calificaciones más altas, de forma que se haga más natural la transmisión de conocimiento.

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