¿Cómo priorizar la implementación de Tecnología? Guía rápida para los tomadores de decisiones.

Las tecnologías digitales, la comunicación virtual y el cambio es constante al que estamos siendo sometidos. Pueden generar cansancio en los empleados y gerentes que una vez más necesitan reorganizar su jornada laboral completa para acomodar una nueva tecnología o sistema de información que se desea implementar en la organización.

Al priorizar qué nuevo software implementar en una organización, corresponde a los líderes seleccionar las herramientas correctas, navegar por posibles dificultades y facilitar una transición sin problemas.

Priorizar la toma de decisiones.

Las empresas deciden adquirir un nuevo software por una variedad muy amplia de razones. Principalmente, puede deberse a la necesidad de resolver o agilizar un proceso, solucionar algún problema que genera millones en pérdidas, o simplemente porque es parte de la estrategia corporativa evolucionar a nivel tecnológico. Cual quiera que sea la razón, la organización y los líderes al interior de esta deben procurar priorizar sus decisiones en función del ROI (Retorno de Inversión, por sus siglas en Inglés) potencial, la capacidad del sistema de mantenerse actualizado y vigente, los beneficios que traerá para los usuarios internos y externos, la alineación que tendrá a la estrategia de negocio y el apoyo que brindará a los procesos Core Business.

Es importante también, prioridar en función de los factores externos. Esto puede ser la reacción a sistemas y tecnologías obsoletas, cumplimiento de requisitos de entidades de gobierno o estándares y buenas prácticas de la industria o…. la reacción empresarial a una pandemia global que exige que se desarrollen actividades de forma remota, y básicamente de un momento a otro.

Aproximadamente 6 de cada 10 empresas han tomado sus decisiones de implementación de tecnologia, basadas en la intuición y la experiencia en lugar de hacerlo basados en datos e información.

Estos diversos métodos de priorización no son mutuamente excluyentes. De hecho, vale la pena que los líderes y directivos exploren las opciones desde todas las perspectivas posibles, reconociendo los beneficios en cada enfoque cuando se trata de adopción, implementación e incorporación de tecnologías o sistemas de información a la organización. Responder a las necesidades ‘en el terreno’ ayuda a los empleados cuando un sistema es más beneficioso para ellos, y puede eliminar procesos repetitivos y darles más tiempo para concentrarse en el trabajo creativo.

La implementación de software basados ​​en el retorno de la inversión, ROI para lograr un beneficio a largo plazo la organización puede ser decepcionante, principalmente porque el personal debe estudiar, capacitarse y entender en detalle como operar un nuevo sistema de información y esto requiere inversión de tiempo, personal, espacios y otros para lograrlo. Es seguro que en un inicio no se verá ningún beneficio. En términos de la priorización, entonces, resolver problemas y formentar la capacitación para garantizar el uso de estas tecnologías, es fundamental para garantizar el éxito.

el desafío: hacer que los colaboradores lo usen.

Todos conocemos o pertenecemos a alguna empresa o sector que, por la complejidad de su operación, depende de tecnologías o sistemas de información relativamente antiguos. Que, aunque “resuelve” las necesidades de la organización, es un sistema que usan sólo unos cuantos. Pero sin este sistema, es seguro que la empresa se desestabilice. Es común este escenario en el sector aeronaútico, financiero, militar, entre otros.

También son conocidos los casos de usuarios que son reacios a la tecnología. Y esos usuarios suelen ser personas de más de 40 años de edad, que siempre han trabajado sin un sistema de información o con apenas uno o dos. Pero también hay usuarios jóvenes que aunque dominan ciertas tecnologías – redes sociales, principalmente – palidecen en uso y apropiación de tecnologías útiles en entornos corporativos.

En ese orden, toda implementación de tecnología tendrá el desafío de atender a una variedad de usuarios con diferentes estilos de aprendizaje y en una variedad de funciones laborales. Se suma a esto, la complejidad de implementar un nuevo software. Se requiere una consideración detallada al momento de priorizar el lanzamiento de un nuevo software y la definición de estrategias de gestión de cambio, que permitan hacer más digerible el proceso y el entendimiento del nuevo sistema. Sabemos que este es el aspecto más relevante en todo el proceso de Transformación Digital. Es la diferencia entre el éxito o el fracaso en una estrategia de implementación de software.

Beneficios de priorizar

Para el 2020, previo a la crisis generada por COVID19, muchas organizaciones tenían planeado un aumento sustancial en sus presupuestos con destino a la implementación de tecnologías. Como ya lo comentamos, las razones de implementación de un nuevo software, suelen ser variadas: desde resolver una necesidad, reemplazar un sistema obsoleto, hasta cumplir normatividad y buenas prácticas de la industria.

Priorizar correctamente, permite implementaciones mucho más eficientes, así mismo ayuda a la mejora y optimización de procesos existentes al tiempo que proporciona ejercicios de capacitación continua que permiten potenciar capacidades de los usuarios y capitalizar conocimiento en torno a cómo se ejecutan los procesos.

La priorización, en función de cifras, datos y hechos permite que los beneficios se perciban mucho más rápido. Pero sobre todo, en un esquema planeado de arquitectura empresarial, permitirá implementar de forma estratégica los sistemas de información en función de un esquema de evolución macro que permitirá que la organización se estructure en torno a la tecnología y a partir de ello, automatice y agilice todos sus procesos. y así mismo perciba un ROI mucho más alto.

todos cuentan

Para entender un poco sobre el efecto de este apartado, traemos a colación el caso de Grid, una gran compañía Estadounidense de energía y gas que unos días despúes del paso de huracán Sandy, lanzó a producción su nuevo sistema basado en SAP. Ello generó un sinnúmero de impactos negativos, percances en la nómina que significaron más de $USD 6 millones en pagos de más, entre otros problemas y pagos adicionales que no debían darse. Es un caso real y práctico que ilustra los impactos – negativos- de no contar con el apoyo y cooperación de todos los colaboradores de la organización, quienes quizá no perciben los beneficios de los que previamente hablamos, pero poseen información de la operación y el día a día que siempre resulta de utilidad para decidir y priorizar correctamente.

En el proceso de incorporación de todos los colaboradores, es clave hacerles ver todos los beneficios que se han identificado con la implementación de nuevas tecnologías. De esta forma lograr que todos se involucren y participen será más fácil – en la mayoría de los casos – pues se percibirán las mejoras a obtener.

Alinear la estrategia de implementación a la visión de largo plazo de la organización significa que se involucrará a todos los colaboradores en el proceso y por ello resulta útil acompañar la estrategia con iniciativas de gestión del cambio. Todo esto aumentará el entusiasmo en los equipos – más allá del directamente beneficiado con un nuevo sistema – y facilitará la aceptación y el proceso de aprehensión sobre su uso y lo que es más importante, propenderá por el uso masivo e intenso, lo cual se traducirá en la materialización de los beneficios planeados previamente.

Uno de los elementos más relevantes en esta estrategia, es que, como todos están involucrados, las ideas en torno a posibles mejoras se van a dar de forma más rápida y eficiente, lo que permitirá la pronta evolución de la tecnología implementada.

Acudir a los expertos

La Transformación Digital no es nueva. Tampoco es algo en lo que todos sean expertos. Por ello nuestra última recomendación es contar con la asesoría de profesionales que tengan experiencia en procesos de implementación de tecnologías, pero sobre todo, que tengan una visión global de negocio que facilite el ejercicio de priorizar y definir la mejor ruta. En Estrategia Transformación Digital, podemos asesorarlo y acompañarlo en el proceso.

Related Posts

Leave a comment