Gestor de documentos Vs. Gestión de registros Vs. Gestión de Contenidos

Seguramente usted se identifica con esta situación: una empresa buscando una opción de software que le permita optimizar los procesos documentales, cumplir las normativas locales y garantizar una correcta y eficiente gestión de los documentos. Hasta aquí, no hay problemas hasta que te encuentras con que el mercado te ofrece gestores documentales, gestores de registros, gestores de contenidos, entre otros.

Todos, en teoría con funcionales similares. Todos hacen gestión documental, al menos eso te dicen, y entonces no sabes qué opción elegir.

En colombia, se ha acuñado el término SGDEA – Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, para refererirse a los sistemas tipo RMS – Records Management System.

Pues bien, Prisma Soluciones en Información® te tiene una guía sencilla que te permitirá conocer las diferencias entre una y otra opción y te ayudaremos a tomar la mejor decisión de acuerdo a lo que tu empresa necesita.

Gestor de documentos

Para entender el alcance de un gestor documental hay que responder a la pregunta: ¿Qué es un documento?, y es que es sencillo, según nuestras normativas un documento es la información registrada en cualquier medio o soporte, lo mismo, en otras palabras, nos dice el Blog de AIIM: “: “El término documento abarca papel, formularios electrónicos y archivos, correos electrónicos, faxes, contratos, arrendamientos, las comunicaciones de los proveedores, etc.”

Más adelante entenderemos que el documento, es distinto al documento de archivo o al record, y de ahí que el alcance del software sea distinto.

Por lo tanto, el software de gestión de documentos va a permitir abarcar actividades de creación, recepción, importación, gestión, trámite, colaboración y organización, entre otras propias de la gestión documental de forma eficiente y rápida. 

Gestión de documentos de archivo (Récords Management)… o SGDEA

Ahora sí hablemos de los documentos de archivo, son todos aquellos documentos que contienen valores para la compañía y la sociedad, y por tanto requieren que se garantice su autenticidad y fiabilidad, al tiempo que requieren de tiempos de conservación más prolongados.

Dicho esto, el gestor de documentos de archivo debe tener unos componentes más fuertes en términos de permisos de acceso y edición de documentos. Define como columna vertebral un esquema de clasificación que es el todo en el sistema y sobre este esquema de clasificación en los niveles de series y subseries, define los tiempos de retención y disposición final para que los expedientes que se creen bajo dichos niveles, puedan cumplir su ciclo de vida.

Un asunto de vital importancia, es que los gestores de registros tienen un componente de auditoria muy riguroso que permite registrar todas las acciones sobre los documentos y sobre el sistema. Incluso, dichas pistas de auditoría se pueden convertir en documentos de archivo.

El tema de los metadatos es bastante riguroso también. Ya saben que, sin gestión de metadatos, no hay gestión de documentos electrónicos. Los gestores de registros son, en su mayoría, muy extensos en posibilidades de metadatos.

En Colombia, se ha acuñado el término SGDEA – Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, para este tipo de sistemas. Sobre el asunto hablaremos en detalle en próximas entradas, en aras de establecer claridades y especificaciones que deben tener, e incluso metodologías a usar para su implementación.

Gestor de Contenidos

Los sistemas de gestión de contenidos o ECM (por sus siglas en inglés) están destinados a confluir en un solo lugar las funcionalidades del gestor documental, del récord managenent, del gestor de procesos e incluso de gestor de inteligencia de negocios en un solo sistema. El objetivo del gestor de contenidos es centralizar no solo los documentos transaccionales que tramita el gestor documental, ni los documentos de archivo, sino TODOS, los demás documentos, indistintamente de su soporte y formato. Al final de cuentas, una web, un tweet, un audio y similares, también son documentos y documentos de archivo.

El ECM gestiona documentos estructurados y no estructurados y tiene una gama amplia de posibilidades y opciones que lo hacen, en nuestro concepto, el top de los sistemas.

¿Cómo saber qué tipo de sistema elegir?

Resulta que al final todas las empresas necesitan de los tres, o en resumidas cuentas necesitan del ECM. Por lo cual, si las posibilidades económicas lo permiten, sería una opción acertada iniciar con una implementación de un ECM siempre que cuente con el recurso experto en el asunto para sacar el máximo provecho del mismo.

Ahora, si los recursos son una limitante, la posibilidad de hacer una implementación escalonada está siempre disponible. Hay sistemas ECM que están construidos de formas modulares (modulo gestor de documentos, módulo gestor de documentos de archivo y luego el ECM completo), por tanto, podría ser una opción para hacer evolucionar poco a poco su organización y contar con una herramienta capaz de crecer hacía una mejor solución.

En todo caso, más que el software, requerirá de contar con procesos y políticas claramente definidas, un equipo de trabajo que lidere el proceso y un ejercicio de arquitectura empresarial en la que alinee su sistema con la estrategia corporativa, visión de negocio y con el resto del ecosistema tecnológico. En Estrategia Transformación Digital somos expertos en la asesoría consultiva para el proceso de implementación de este tipo de sistemas, razón por la que lo invitamos a que nos contacte y nos permita apoyar su proceso.