Guía paso a paso para la adquisición de tecnología

El proceso de adquisición de tecnología requiere una estrategia bien definida que tenga en cuenta los requisitos técnicos, funcionales, los objetivos de transformación empresarial, las habilidades digitales de los usuarios y las limitaciones de presupuesto.

Para adquirir tecnología para tu organización, sugiero siempre realizar una evaluación integral de las necesidades para determinar las funcionalidades básicas requeridas. En este paso es fundamental la participación del usuarios funcionales de la solución que se busca adquirir, también del equipo de TI y por supuesto de los altos directivos. Todos ellos van proporcionar información valiosa sobre las necesidades de la organización y cómo se aprovechará la tecnología.

Una vez que se completa la evaluación de necesidades, puede comenzar a evaluar los diferentes proveedores e integradores de tecnología. Durante esta fase, es importante priorizar la funcionalidad sobre el costo, ya que una solución que no satisfaga las necesidades de la organización será, una pérdida de recursos. También es esencial examinar a fondo a los proveedores, conocer sus clientes y las referencias que éstos tienen, validar la cultura organizacional buscando que ésta esté en línea con tu organización y conocer la situación financiera y organizacional actual para contar con un aliado estratégico de largo plazo.

Al evaluar soluciones, considere su escalabilidad y capacidades de integración. A medida que crece la organización, también lo harán sus necesidades tecnológicas, y es crucial seleccionar una solución que pueda evolucionar con el negocio.

Hay un punto esencial donde muchas estrategias suelen fallar: Es esencial determinar la capacidad del proveedor para integrarse con la infraestructura existente, ya que esto puede ayudar a agilizar la implementación y reducir drásticamente los costos de TI .

Escribo este artículo buscando proporcionar una guía para que puedas desarrollar un proceso de adquisición de tecnología de la mejor manera posible. Aclarando que esta guía es apenas una recoplicación de mi experiencia y visión al respecto y que estoy seguro que otras metodologías pueden funcionar, incluso mucho mejor.

El proceso descrito a continuación está diseñado para aumentar la probabilidad de que el proveedor de tecnología seleccionado pueda satisfacer las necesidades de tu organización, brindar una buena experiencia de usuario e integrarse con tu infraestructura existente.

¿Qué es la adquisición de tecnología empresarial?

La adquisición de tecnología empresarial es el proceso de adquirir e implementar soluciones tecnológicas en una organización.

Este proceso implica la definición de requisitos y necesidades, identificar soluciones disponibles en el mercado, evaluar y seleccionar la más apropiada para la organización, implementarla, capacitar a los usuarios para lograr un uso eficiente y madurar los procesos apalancados en las tecnologías adquiridas.

El proceso de compra de tecnología empresarial es complejo y requiere la participación de múltiples partes interesadas, como departamentos de TI, equipos de adquisiciones y líderes empresariales. El proceso de toma de decisiones implica evaluar las capacidades técnicas de las soluciones disponibles, incluida la funcionalidad, la escalabilidad, el rendimiento, la interoperabilidad, la seguridad y la compatibilidad.

Elegir el método de adquisición de tecnología empresarial adecuado

Si estás próximo a iniciar un proceso de adquisición de tecnología, sugiero que consideres el siguiente proceso para evaluar y seleccionar con éxito las soluciones tecnológicas que requiere tu organización. Este proceso implica identificar a las partes interesadas críticas, definir las necesidades y requerimientos, alinear objetivos, asegurar un presupuesto y monitorear el progreso.

Estos son los cuatro pasos clave que destaco del proceso:

Una vez que se elige un proveedor, es hora de finalizar los parámetros del contrato y el precio. Después de adjudicar un contrato, los equipos de adquisiciones o los especialistas en contratos deben negociar los términos específicos. Una vez que se ejecuta el acuerdo y se incorpora al proveedor, puede comenzar el proceso de hacer que la adquisición funcione.

El proceso de 7 pasos de la compra de tecnología empresarial 

La evaluación y selección de tecnologías empresariales puede ser un proceso complejo y desafiante.

Para ayudar a las organizaciones a navegar este proceso, Gartner recomienda un enfoque de 7 pasos que incluye definir los objetivos del proyecto, crear una lista de requisitos, identificar soluciones potenciales, evaluar proveedores, seleccionar una solución, negociar términos e implementar y administrar la solución.

Cada paso implica una cuidadosa planeación, evaluación y colaboración con las partes interesadas para garantizar que la tecnología satisfaga las necesidades de la organización y logre sus objetivos.

Definir los objetivos del proyecto

En este paso, debe identificar los impulsores comerciales y definir los objetivos de la adquisición de tecnología. Debe determinar los beneficios y resultados esperados, identificar los riesgos potenciales y priorizar las necesidades de las partes interesadas. Es importante involucrar a las partes interesadas clave en este paso para garantizar que los objetivos se comprendan y se acuerden.

También debe considerar el impacto de la compra de tecnología en los sistemas, procesos y cultura existentes de la organización.

Crear una lista de requisitos

Este paso implica desarrollar una lista completa de requisitos funcionales y no funcionales que debe cumplir la tecnología. Los requisitos deben basarse en las necesidades de la organización y loss objetivos del proyecto y deben priorizarse en función de su importancia para la organización.

Esto incluye funciones, rendimiento, escalabilidad, seguridad, facilidad de uso e integración con otros sistemas. Es importante involucrar a las partes interesadas en este paso para garantizar que los requisitos reflejen las necesidades de la organización. También debe considerar los requisitos a largo plazo de la organización para asegurarse de que la solución sea escalable y pueda adaptarse a las condiciones cambiantes.

Identificar posibles soluciones

Después de crear una lista de requisitos, debe investigar e identificar posibles soluciones que cumplan con esos requisitos. Esto puede implicar revisar informes de la industria, asistir a conferencias, validar experiencias de empresas del sector y hablar con expertos de la industria.

Te sugiero crear una lista de proveedores que ofrezcan soluciones que cumplan con sus requisitos. Este paso requiere una comprensión profunda de la necesidad y requisitos así como también del mercado y las soluciones disponibles. También debe evaluar la reputación, la estabilidad financiera y la atención al cliente del proveedor.

Evaluar proveedores

Una vez que tenga una lista corta de proveedores, debe evaluarlos en detalle. Este paso implica realizar demostraciones, entrevistas, referencias y pruebas de concepto para evaluar la calidad de sus productos, servicios y soporte. También debe evaluar la viabilidad financiera del proveedor y asegurarse de que tenga un historial de implementaciones exitosas, para esto último procure visitar personalmente a sus clientes y conozca en detalle sus experiencias.

Es importante involucrar a las partes interesadas en este paso para garantizar que todos participen en el proceso de toma de decisiones. También debe considerar la reputación del proveedor en cuanto a innovación, atención al cliente y acuerdos de nivel de servicio.

Seleccione una solución

Después de evaluar a los proveedores, debe analizar los resultados y seleccionar la solución que mejor se adapte a sus objetivos y requisitos. Esta debe ser una decisión colaborativa que involucre a todas las partes interesadas. 

Es importante establecer criterios claros para seleccionar la solución y documentar el proceso de toma de decisiones. También debe considerar la capacidad del proveedor para integrarse con los sistemas y procesos existentes y sus capacidades de capacitación y soporte.

Negociar términos

Una vez que se ha seleccionado un proveedor, debe iniciar negociaciones para finalizar los acuerdos de precios, licencias y nivel de servicio. Este paso implica desarrollar un marco para el soporte y el mantenimiento continuos y establecer expectativas claras para los entregables y los plazos. La aplicación de equipos legales y de adquisiciones en este paso es importante para garantizar que todos los acuerdos cumplan y se puedan hacer cumplir.

Considere la voluntad del proveedor de ser flexible y trabajar en colaboración con su organización.

Implementar y administrar la solución.

Una vez que se hayan acordado los términos, debe trabajar con el proveedor para implementar la tecnología y establecer procedimientos continuos de administración y soporte. Esto incluye capacitar a los empleados, establecer procesos para informar problemas y recibir apoyo, y monitorear el desempeño contra los objetivos del proyecto.

Es útil crear un marco de gobierno para que la solución se mantenga alineada con los objetivos y estrategias de la organización. Es importante involucrar a las partes interesadas en este paso para garantizar que la solución se use de manera efectiva y satisfaga las necesidades de la organización.

Cómo evitar el remordimiento de los compradores de tecnología empresarial

El cliente de tecnología empresarial moderna ha cambiado significativamente después de la pandemia por Coronavirus 🦠.

Para comprender mejor las causas del gran arrepentimiento, Gartner realizó un estudio en 2022. Pidieron a los compradores de tecnología que indicaran hasta qué punto estaban de acuerdo con dos afirmaciones específicas:

• “La oferta que finalmente compramos no cumple, o no completamente, con nuestras expectativas”.
• “Inicialmente consideramos ofertas que eran mucho más ambiciosas de lo que finalmente decidimos”.

Una encuesta de más de mil compradores de tecnología empresarial reveló que los compradores que experimentan altos niveles de arrepentimiento tienden a:

Falta de enfoque y claridad en su enfoque de compra

En la mayoría de los casos en los que los compradores experimentan un gran arrepentimiento, a menudo entran en juego objetivos conflictivos. Esto generalmente surge cuando estos compradores no tienen completamente claros sus criterios de evaluación y no han definido resultados u objetivos específicos del proyecto.

Como resultado, son más propensos a ajustar con frecuencia los objetivos de sus proyectos y permitir que los tomadores de decisiones ocasionales influyan en sus decisiones, lo que genera un mayor arrepentimiento posterior a la compra, renegociación de términos con el proveedor y seguramente aumento de la inversión.

Tener ciclos de adquisición prolongados

En la medida que aumenta el tiempo de decisión del proceso de adquisición, aumenta la probabilidad de arrepentimiento de dicha decisión.

Este retraso se puede atribuir a varios factores, incluida la necesidad de tiempo adicional para evaluar minuciosamente las diferentes opciones, realizar un análisis más riguroso para evitar cometer errores similares y buscar más información para tomar una decisión informada. Tenga en cuenta que entre más demore su decisión de inversión, más demorará el disfrute o ROI que podría traer una decisión acertada.

Son más propensos a no tomar ninguna decisión

Los proveedores invierten importantes recursos para atraer compradores potenciales, pero algunos terminan cancelando sus esfuerzos de compra o no toman una decisión. Esto puede deberse a factores como restricciones presupuestarias o expectativas poco realistas. Los vendedores deben analizar los motivos de estas cancelaciones para mejorar sus estrategias de venta y atraer clientes más comprometidos.

Ajustar los mensajes, los precios y proporcionar información transparente sobre el producto o servicio puede ayudar a generar confianza en el proceso de toma de decisiones del comprador. Al ser proactivos y adaptables, los proveedores pueden adaptar sus esfuerzos para aumentar la probabilidad de conversiones exitosas y construir relaciones a largo plazo.

Compradores de bajo arrepentimiento

Los compradores que se arrepienten poco tienden a centrarse más en lograr una aceptación interna específica. Priorizan temas y objetivos claramente definidos, lo que les permite identificar al mejor proveedor para ayudarlos a lograr esos objetivos.

Al decidir rápidamente y trabajar con un proveedor de confianza, los compradores de bajo arrepentimiento pueden evitar las trampas de un proceso de compra prolongado. Este enfoque da como resultado una mayor eficiencia, una implementación más rápida de nuevas tecnologías o servicios y, en última instancia, resultados más favorables que seguro se verán reflejados en notables mejoras e incremento del ROI de sus procesos.

adquisición de tecnología empresarial: un enfoque estratégico para el éxito

La adquisición de tecnología empresarial es un proceso crítico que puede afectar significativamente el rendimiento y la competitividad de una organización.

Seleccionar la tecnología adecuada requiere un conocimiento profundo de las necesidades y objetivos de la organización y de las soluciones disponibles en el mercado. El enfoque de 7 pasos desglosado en este artículo y recomendado por Gartner proporciona un marco integral para evaluar y seleccionar tecnologías empresariales que cumplan con los requisitos de su organización. Cada paso del proceso implica una cuidadosa planeación, evaluación y colaboración con las partes interesadas para garantizar que la tecnología se alinee con las metas y estrategias de la organización.

Recuerde involucrar a todas las partes interesadas en el proceso de toma de decisiones para asegurarse de que todos participen en la selección de la tecnología. 

Por último, sugiero también deben revisar periódicamente sus soluciones tecnológicas para identificar áreas de mejora y garantizar que permanezcan alineadas con las necesidades de la organización. 

Con una planeación y ejecución cuidadosas, la adquisición de tecnología empresarial puede ayudar a las organizaciones a lograr sus objetivos e impulsar el crecimiento y el éxito prolongados.