Implementando un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos: Antes, Durante y Después.

Hace un par de años escribímos esta nota para el equipo de Neodoc y quisimos traerla de nuevo con algunas modificaciones, dado que mucha agua ha corrido bajo el puente. Y más ahora que la crisis generada por el COVID19 nos está planteando nuevos retos, nuevas prioridades y necesidades que se deben atender de formas distintas – en muchos casos- a como lo veníamos haciendo.

La producción de documentos en soportes electrónicos, venía en aumento y es innegable. Pero ahora, es mucho más alta y a la vez, más falta de control que antes. Los Archivistas estábamos en una especie de “zona de confort” en la que podíamos darnos el lujo de planear, iterar y tratar de cambiar a un ritmo lento. Ahora, las empresas se vieron obligadas a volcarse a lo digital, con ello a aumentar la producción de documentos electrónicos, lo que lleva a que los archivistas pensemos en estrategias para resolver las necesidades que se presentan en medio de la crisis y que pensemos en como preservar la memoria de nuestras empresas.

Toda función, proceso o actividad que se desarrolla en un entorno empresarial genera una evidencia que se representa en un documento de archivo -que como ya digimos, hoy por hoy es mayoritariamente electrónico- que debe crearse, gestionarse, organizarse, consultarse y retenerse y preservarse de determinada forma. Esto es, mediente el uso de un sistema de información especializado que garantice la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibildad permanente de dicho documento. Sobre ello hablaremos hoy: qué tener en cuenta para implementar este tipo de sistemas en una estrategia integral de transformación digital.

Antes

1. Crear cultura en torno a los archivos: El éxito de un proyecto de implantación de software de gestión de documentos electrónicos, depende de la cultura que exista en torno a la gestión documental. Esto es, básicamente, que todos entiendan la importancia de contar con archivos organizados, con amplios niveles de descripción y accesibles siempre que se requieran.

2. Contar con instrumentos bien definidos: La Gestión Documental se basa en instrumentos que garantizan que las entidades cuenten con archivos en las mejores condiciones posibles. Antes de adquirir un software, debemos contar con todos los instrumentos necesarios para su gestión actual (tablas de retención documental, instrumentos de descripción archivística, tablas de control y acceso, PGD, PINAR, entre otros)

3. Alineación de alto nivel: La Gestión Documental es transversal a toda la entidad, pero más que eso, debe verse como un objetivo de alto nivel, que permita aportar a la misión y visión corporativa. Con esta idea, el respaldo de la gerencia de la organización será mucho más claro, puesto que la mala gestión de los archivos conllevará al no cumplimiento de los objetivos de alto nivel de su empresa.

4. Equipo de trabajo consolidado: Una de las mayores debilidades de las empresas al implantar un software para la gestión de documentos electrónicos, es no contar con equipos especializados en temas de gestión documental. Es importante que los equipos responsables de la gestión documental, sean equipos sólidos y con amplio conocimiento en materia técnica y en la empresa.

De cara al proyecto de implantación del software, hay que pensar en contar con un equipo líder, que convine personal de muchos departamentos, que sean líderes natos y que puedan difundir fácilmente la estrategia y con ello faciliten la inmersión del nuevo sistema en la entidad.

5. Alinear estrategias con otras áreas: La implantación de un sistema para la gestión de documentos electrónicos, debe ser una estrategia liderada por las áreas encargadas de la gestión documental. Sin embargo dada la naturaleza tecnológica del proyecto, los grupos encargados de la administración de sistemas deben estar fuertemente involucrados. Iguales de importantes son las áreas que planifican el proceso, para que la estrategia del proyecto pueda reflejarse en los planes y objetivos de medio y largo plazo.

El mejor software para su empresa, es el que más necesidades de la empresa es capaz de cubrir.

6. Definir claramente los requerimientos: Cumplidos los puntos anteriores, hay que hacer un reconocimiento top down de la empresa. Conocer bien lo que necesita en materia documental y de procesos.

En este punto recomiendamos una mirada a MoReq y la guía del Archivo General de la Nación, Colombia, para definir requerimientos. Pero también recomiendo no quedarnos ahí, y basarnos principalmente en la necesidad de la empresa, la cual normalmente es muy específica.

En el mismo sentido, los requerimientos no funcionales también son vitales. Principalmente los que corresponden al usuario, pues éste, al final, será determinante en el éxito o fracaso del sistema.

7. Experiencias del sector: Las empresas del sector seguro te aportarán un sin número de experiencias. Mi recomendación es tomarse un tiempo para conocer las que puedan ser significativas y permitan llevar a cabo el proyecto de la mejor manera posible.

8. Cero papel: La promesa de muchos es la reducción a cero la producción de papel. Esta es una premisa que suele llevar al fracaso, pues lograr el “cero papel” es cuestión de sumar muchas variables y el software es apenas una de ellas. Contemplar el “cero papel”, pero no como una meta a corto plazo, sino como algo a largo plazo. Es alcanzable, pero requiere madurar la gestión documental, madurar la cultura organizacional y madurar los procesos en el software.

9. Retorno de la inversión: La gestión documental suele ser vista como un “gasto” en las entidades. Y la compra de un sistema, representará uno nuevo. La planificación del proceso deberá considerar el retorno a medio y largo plazo.

Durante

Nuestro consejo: No iniciar esta fase hasta no tener un nivel alto de madurez en términos de gestión documental, conocer muy bien al usuario y hacer que la estrategia de gestión documental esté alineada a los objetivos de alto nivel de la entidad. 

11. La mejor solución: El proceso de compra del sistema es un proceso complejo y en el que se debería invertir mucho tiempo para analizar bien todas las opciones. Nuestra recomendación es que el mejor software, es el que más necesidades de la empresa es capaz de cubrir. Por este motivo, es importante que la lista de requerimientos, tenga los mismos puntos que las del cumplimiento y así podremos tener una evaluación un tanto más objetiva. Dicha evaluación demandará tiempo, de parte de la empresa y del posible proveedor, por tanto es importante que se cuente con tiempo suficiente para garantizar un proceso bien hecho.

12. Dedicación tiempo completo: Ya una vez se tenga una solución definida, hay que garantizar un equipo de proyecto con una amplia dedicación de tiempo y de trabajo hombro a hombro con la empresa proveedora del sistema.

13. Redefinir la gestión documental… y los procesos: El nuevo sistema significa cambios, se deberán hacer ajustes en los instrumentos archivísticos, así como a todos sus procedimientos de cara a la entrada en producción del sistema. En sí, el software implicará cambios sustanciales y por ello es importante que estén actualizados y alineados para hacer frente a este cambio.

14. Integración: El sistema de Gestión de Documentos Electrónicos debe centralizar la producción y recepción de documentos de todos los sistemas corporativos. Esto implica que el sistema se hablecon todo el ecosistema de software y sea capaz de centralizar lo que éstos producen, basado en las políticas e instrumentos de Gestión Documental.

15. Gestión del cambio: Somos de los que consideran que todo proyecto de implantación de software debe llevar implícita la Gestión del Cambio. Y no como un proceso de capacitación únicamente, sino como un mini proyecto que permita identificar fortalezas y debilidades y potenciar así las primeras y reducir las segundas. Un buen proceso de gestión del cambio lleva a identificar grupos de líderes capaces de transmitir en todos los niveles el cambio que se pretende realizar.

16. Seguimiento: El seguimiento constante te permitirá identificar rápidamente los hitos en los que hay retraso y poder tomar medidas sobre la marcha. Es importante combinar metodologías para garantizar un seguimiento integral en todos los niveles del proyecto.

Después

En esta etapa, lo importante es la continuidad. Garantizar que se maduren los procesos y buscar que la entidad evolucione. ¿Es posible? Sí, siempre que se sea constante y se tengan definidos objetivos de corto, medio y largo plazo y se dé seguimiento a dichos objetivos.

17. Continuidad: La implantación de un sistema de gestión de documentos electrónicos es un tema que no termina. Día a día se debe actualizar y mejorar para poder dar cumplimiento a todas las necesidades de la empresa. Si se garantiza continuidad en el proceso, se logrará madurez en el sistema, lo que conllevará a que la entidad logre un nivel de evolución medible y claro.

18. Evolucionar: La Gestión Documental es una pieza dentro de un proceso más grande. Ya con un sistema y una entidad maduros, el siguiente paso es pensar en el conocimiento y en los datos. Lo primero, es optimizar los procesos y la información que éstos generan para hacer más eficiente y certera la toma de decisiones, ahí es dónde el sistema cobrará valor al ser la fuente de información real y fiable. Lo segundo, la gestión de datos, permitirá procesar, analizar y usar grandes volúmenes de datos, en esto la gestión documental habrá ayudado pues permitirá un procesamiento más rápido y menos costoso al tener datos organizados