¿Qué es un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo?

Antes de hablar del concepto de Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos, es importante entender el concepto de documento, documento electrónico y documento electrónico de archivo.

Documento

Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. (Acuerdo 027 de 2006)

Documento electrónico

Es la información generada,
enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares (Guía de Documentos y Expedientes Electrónicos)

Documento Electrónico de Archivo

Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo de vida; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos (Guía de Documentos y Expedientes Electrónicos)

Nuestra primera aclaración, entonces, es que el concepto de documento es UNO. Trasciende al soporte y al formato en el que sea creado. Es decir que no importa si ese documento es una foto, un audio, un documento en papel, un pdf, un archivo geográfico, el video de youtube de lanzamiento del SpaceX . Todos son registros de información y, como tal, deben ser sujetos de procedimientos y estrategias para su adecuada gestión, consulta, recuperación, disposición y preservación.

Entonces, un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo es una plataforma tecnológica que tiene la capacidad de crear, recibir, almacenar, administrar, recuperar, disponer y controlar, en general, el flujo de los Documentos Electrónicos de Archivo en la organización. El propósito principal de este sistema es establecer un sistema de clasificación de los documentos electrónicos.

Hasta acá, vemos que el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos es más que sólo almacenamiento o la gestión de la correspondencia como lo han interpretado muchas empresas. Este tipo de sistemas tiene como propósito la administración del ciclo de vida del documento electrónico de archivo. Lo que quiere decir que deberá, al menos poder:

  • Recibir y crear documentos (Electrónicos/Digitales) desde múltiples canales y plataformas. Incluyendo todos los sistemas de información que tenga la organización.
  • Disponer de capacidades para automatizar el flujo de los documentos al interior de la organización y alineados con los distintos procesos.
  • Integrar mecanismos que permitan garantizar autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos.
  • Indistinto del proceso y del origen del documento (electrónico/digital) disponer de capacidades de clasificación.
  • Garantizar que todos los documentos se asocien a expedientes electrónicos.
  • Asignar tiempos de retención a las series, subseries documentales y a los expedientes electrónicos que se creen dentro de éstas.
  • Garantizar que los distintos objetos (documentos, expedientes, flujos, entre otros) cuenten con metadatos que amplién las capacidades de descripción.
  • Contar con herramientas que posibiliten el acceso y recuperación en función de de los roles y permisos de acceso que defina la organización para cada usuario.
  • Permitir que toda acción que realice un usuario o el sistema de forma autónoma, quede registrada en una pista de auditoría inalterable.
  • Disponer de herramientas que automaticen el flujo de documentos en las diferentes fases del ciclo de vida del documento.
  • Automatizar las decisioens de Disposición Final de acuerdo a lo definido por la organización.
  • Integrar herramientas y estrategias de preservación digital.

Como verán, un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo es mucho más que correspondencia, flujos y expedientes electrónicos, como ya lo dijimos. Si bien acá no nos enfocamos en todas las capacidades que debería tener dicho sistema, si dejamos claro de qué se trata. En nuevas publicaciones analizaremos las funcionalidades en detalle a la luz, por ejemplo del Modelo de Requisitos definido por el Archivo General de la Nación, Colombia.

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