¿Que son los archivos y por qué son importante para su empresa?

Pensando en que este es un espacio para hablar de Transformación Digital y archivos, somos concientes de que debimos hablar antes sobre los archivos. Pero no crean que fue un descuido, realmente pensamos en hacerlo en días cercanos a la celebración del día Internacional de los Archivos, el próximo 9 de Junio.

Quizá tengas un concepto ya definido sobre lo que es un archivo y su uso. Para muchos un archivo es un documento en papel, Para otros es un .pdf y hay quienes imaginan que es una bodega con pilas de muchos de estos documentos en pape, sobretodo de fechas muy antiguas y que es a donde los historiadores, sociologos, abogados y otros profesionales van a buscar para recuperar algo de la historia de la sociedad. Y la verdad es que en parte sí tienen razón.

Pero siendo claros, un archivo es un conjunto organizado de documentos, producidos por una empresa o persona en cualquier soporte (físico, electrónico, magnético…) y en cualquier fecha; como evidencia de sus actuaciones y funciones; que sirve como testimonio o como fuente para la historia.

Un Archivo, también es el espacio físico donde se conservan y disponen los archivos para consulta de la sociedad.

Al hablar de que el archivo es evidencia de lo que una empresa o persona hizo en determinado momento, es que se manifiesta el valor que este tiene. Ahora bien, en muchos casos el valor con el que nace un documento es administrativo, técnico, jurídico o financiero, pero con el paso del tiempo es probable que se manifiesten nuevos valores que demanden que ese archivo se requiera conservar de forma permanente como fuente para la historia.

Por ejemplo, un testamento del Siglo XVIII o libro de registro de identidad, tenían en su momento un propósito y valor, pero hoy resultan de especial interés para la historia y claro, por motivos distintos, incluso, a los que fue creado.

El archivo no es importante unicamente por lo que dice hoy, sino por su capacidad de contar a futuro lo que ha sucedido. De ahí que resulte importante que las empresas dispongan de estrategias para su eficiente gestión, conservación y preservación.

En ese propósito, deben participar los archivistas quienes han recibido la formación para definir correctamente dichas estrategias y disponer de los archivos en las mejores condiciones posibles para las empresas y para la sociedad.

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