Transformación de procesos de Negocio: El método para el éxito organizacional

Incio este post con la pregunta del millón: ¿Cómo se puede garantizar que todos los procesos de negocio funcionen sin problemas?

¿Cómo se puede garantizar que todos los procesos de negocio funcionen correctamente?

En los negocios como en muchas otras cosas en la vida, no hay premio para el segundo lugar; por esto solo hay una respuesta válida a esta pregunta:

La transformación de los procesos de negocio

Y dado que el mercado de la transformación digital crecerá hasta alcanzar los 521.500 millones de dólares en 2026 , ahora es el mejor momento para invertir. 

La transformación de procesos de negocio es un enfoque holístico que busca identificar, analizar y mejorar los procesos organizacionales existentes. 

Hacerlo puede abarcar desde rediseñar todo el proceso hasta implementar nuevas tecnologías y herramientas. Con una transformación exitosa, las organizaciones pueden ahorrar tiempo, dinero y recursos mientras mejoran la experiencia del cliente y aumentan la efectividad operativa.

El éxito o el fracaso de la transformación de los procesos de negocio afectará a todas las partes interesadas.

Sin embargo, lograr una transformación empresarial exitosa no es un camino de rosas; es esencial considerar los desafíos y planificarlos con anticipación. 

Para ayudarte a comprender la importancia de la transformación de los procesos de negocio, exploraremos los siguientes temas en este post:

¿Qué es la transformación de procesos de negocio?

Transformar las operaciones comerciales es un esfuerzo integral y continuo para adaptarse a nuevas situaciones y cumplir los objetivos comerciales. Implica cambios significativos en los procesos existentes y debe alinearse con la estrategia de la empresa. 

¿Cuáles son los impulsores de la transformación de los procesos de negocio?

En 2022, el gasto mundial en iniciativas de madurez digital y programas de transformación alcanzó una cifra superior a los dos billones de dólares. 

Sin embargo y muy paradójicamente, la minoría principal de empresas obtiene la mayoría de los ingresos digitales. Por lo tanto, no será beneficioso estar en empresas de rendimiento medio en el futuro.

El 70% de las iniciativas de transformación de procesos de negocio fracasan debido a la falta de un ciclo de optimización continuo y al establecimiento de objetivos no basados ​​en datos y la razón para querer alcanzar los objetivos de negocio. 

Para que los líderes empresariales tengan éxito en sus empresas, deben tener una misión clara e implementar un nuevo modelo de proceso de transformación empresarial para alcanzar rápidamente la excelencia operativa con un enfoque empresarial actualizado. 

Sin embargo, las empresas se dan cuenta de que transformar implica más que crear una nueva estrategia comercial.

También es esencial tener una visión clara para administrar su negocio y mantenerse al día con las innovaciones de la competencia. Una visión le permite satisfacer las crecientes expectativas de los usuarios, adaptarse a las regulaciones cambiantes y mantener operaciones transparentes y de alta calidad.

¿Por qué la transformación de procesos de negocio?

Los pasos de transformación de procesos de negocio se dividen en procesos de transformación, optimización y control. 

Implementar esta metodología de transformación de procesos de negocio implica definir una estrategia, repensar los métodos de trabajo, apoyar la ejecución y monitorear los resultados.

1. Transformación

Adaptarse a la disrupción de la industria es un desafío para las empresas. El panorama digital cambia constantemente y el éxito pasado no garantiza resultados futuros. 

Las empresas deben alinear continuamente su modelo de negocio a los nuevos desafíos para sobrevivir. Sin embargo, ¿cómo pueden conectar su modelo de negocio estratégico con el modelo operativo para lograr esfuerzos exitosos de transformación digital?. La respuesta variará según su organización, pero debe discutirla para garantizar el éxito de todos los procesos nuevos que conduzcan al retorno de la inversión en los resultados comerciales. 

2. Optimización

Las empresas enfrentan desafíos para mejorar sus procesos y explorar enfoques innovadores para su eficiencia operativa como parte de la mejora de sus procesos comerciales. 

Sin embargo, a menudo tienen dificultades para lograr el éxito con iniciativas de transformación y cambio porque subestiman la importancia de gestionar los factores humanos y las prácticas de gestión de procesos de negocio. 

El éxito o el fracaso del proyecto depende en gran medida de una gestión y adopción eficaces del cambio, que representan una gran proporción del resultado. 

Los empleados carecen de una comprensión clara de la forma de trabajar de la organización y de sus funciones específicas, ya que carecen de la orientación necesaria (como instrucciones de trabajo, políticas y directrices) adaptadas a sus funciones laborales, lo que obstaculiza los esfuerzos de colaboración en toda la empresa.

3. Controlar

La mayoría de las empresas enfrentan dificultades para medir, monitorear y gestionar eficazmente sus procesos comerciales, incluido el cumplimiento de requisitos estratégicos y de cumplimiento. 

Los tomadores de decisiones a menudo carecen de una visión general de cómo se están ejecutando los procesos y del estado del cumplimiento y las medidas de mitigación de riesgos. En consecuencia, no pueden responder con prontitud ni capturar y analizar datos para ayudar a optimizar las operaciones.

¿Cómo garantizar el éxito de la transformación de sus procesos de negocio?

He diseñado estos seis pasos para construir una transformación exitosa de los procesos de negocio, logrando la eficiencia de su proceso operativo:

1. Definir los objetivos de transformación

Primero, identifica los objetivos de tu transformación digital, haciéndote las las siguientes preguntas:

  • ¿Su prioridad es actualizar los sistemas de información de su compañía?
  • ¿Necesitas incorporar nuevas tecnologías digitales? 
  • ¿Es necesario establecer procesos para una nueva estructura organizacional? 
  • ¿Qué lo llevó a identificar esta necesidad?
2. Establezca sus métricas de referencia

Recopile los datos necesarios para demostrar que la transformación de su proceso de negocio establecerá con éxito métricas de referencia para comparar sus nuevos datos con los de cuando implemente su transformación. 

Piense en el costo, el tiempo, la cantidad de errores y otras métricas que pueda usar para saber claramente en dónde está y que tan lejos está de donde quiere llegar.

3. Obtener la aceptación de todas las partes interesadas

El éxito o el fracaso de la transformación de los procesos de negocio afectará a todas las partes interesadas. 

Obtenga comentarios de quienes participaron en la transformación anterior sobre lo que funcionó bien en procesos anteriores y sus expectativas para el nuevo.

4. Cree una visión del mejor escenario.

Cree un diagrama de flujo de trabajo que describa las tareas humanas y las del sistema. Utilice una herramienta de diagramación e incluya todos los componentes necesarios para un flujo de trabajo óptimo.

Considere un modelo de procesos de alto nivel para explicar a los tomadores de decisiones el flujo y un flujo de detalle para revisar con las áreas funcionales y técnicas.

5. Implementar en un entorno de prueba

A continuación, debe implementar la transformación en un entorno de prueba utilizando una herramienta BPM (gestión de procesos de negocio) para crear un proceso en un entorno experimental para observar cómo opera el proceso armonizando sistemas de información, documentos, datos, personas, decisiones y demás elementos del mismo.

6. publicar y monitorear

Finalmente, es hora de empezar a vivir. 

Inicialmente, involucre a equipos pequeños en el nuevo proceso y observe cuidadosamente su progreso mientras realiza los cambios necesarios para que el proceso tenga éxito.

La experiencia me ha dicho que las primeras semanas el usuario final se siente tranquilo con un proceso de acompañamiento hombro a hombro en el que tenga a quien consultar para resolver sus dudas. Mi recomendación: Hágalo así!

Es la diferencia entre el éxito y fracaso.

Y establezca controles y un monitoreo permanente que le permita tener feedback que le permita ir iterando y mejorando el proceso. Los procesos y las necesidades del negocio cambian y es importante ir adaptando e incorporando dichos cambios.

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¿Por qué falla la transformación de los procesos de negocio?

Si bien la transformación de los procesos de negocio puede crear una ventaja estratégica y generar ganancias a corto plazo, su ejecución suele ser un desafío.

Las iniciativas centradas en transformar los procesos de negocio y realizar cambios suelen fracasar por muchos motivos, como los siguientes:

  • Los procesos operativos no están sincronizados con el modelo de negocio estratégico y carecen de comprensión de los procesos de un extremo a otro. 
  • La ausencia de compromiso de los miembros del equipo para mejorar la experiencia de los empleados , la ausencia de colaboración interfuncional, el apoyo administrativo insuficiente y la falta de responsabilidad dan como resultado resultados fallidos.
  • La organización puede enfrentar fuertes multas y pérdidas indirectas si no cumple con las regulaciones legales porque el desempeño de los procesos y el estado de cumplimiento no se miden continuamente.
  • Priorizar la tecnología y no las necesidades de los usuarios y las áreas es un error más común de lo que parece y conduce a un rápido desuso de las tecnologías adquiridas.
Cómo garantizar el éxito de la transformación de sus procesos de negocio

Para lograr el éxito, proteger su iniciativa de transformación durante todo el proceso es fundamental, empezando por la estrategia y extendiéndose a las operaciones. Logre esto desarrollando y alineando una estrategia de negocio con el modelo operativo.

Asegúrese de que todos en su organización puedan acceder a las instrucciones, políticas y directrices de trabajo actuales. Para ello será necesario gestionar su empresa con total visibilidad y alineación de principio a fin. 

Y, por último, implemente métodos eficientes para medir, monitorear y gestionar sus esfuerzos de transformación de procesos de negocio. Pero tampoco se llene de indicadores que cargan a los usuarios y que quizá no aporten valor. Céntrese en el valor.

Considere una estrategia de gestión del cambio permanente que permita que el conocimiento, la cultura, los métodos, las personas y las tecnologías se sincronicen correctamente en función de la mejora de los procesos y del cumplimiento de los objetivos de negocio. Pero no deje de lado la felicidad de sus colaboradores y permita que en el desarrollo de sus actividades desarrollen felicidad en el entorno de trabajo, a largo plazo verá grandes resultados.

Por último y no menos importante, acuda a un asesor externo que le de una visión a partir de la experiencia de otras industrias y sin los vicios que se generan al ser parte permanente de una organización. Este tipo de asesorías le darán una visión real, honesta, a veces algo fuerte pero que conducirá a encontrar mayores eficiencias en la transformación de sus procesos de negocio. Contacta conmigo y hablemos del tema 😉

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