Transformación Digital: mejor sin afanes

Introducción

La Transformación Digital es una estrategia corporativa que busca intensificar el uso de las tecnologías de información y las comunicaciones, en los procesos empresariales internos, externos y en los modelos de negocio; la coyuntura del COVID-19, ha obligado a implementar prácticas comúnmente denominadas como “trabajo desde casa”, “teletrabajo” y “home office”, entre otras; a adquirir tecnologías que permitan soportar estas prácticas y modelos de trabajo.

Sin embargo, a pesar de este aparente éxito, la transformación digital se redujo a la implementación de tiendas electrónicas, aplicaciones de logística y distribución y uso intensivo del correo electrónico. El afán, la urgencia y todos los esfuerzos por tratar de mantener abiertas las empresas hicieron perder de vista los procesos de planeación, gestión de riesgos tecnológicos y seguridad de la información, sin desestimar todo lo que conlleva el desarrollo y la implementación de una estrategia corporativa.

Los Sistemas de Gestión Documental no han sido la excepción a estos riesgos porque es a través de estos que se registran, almacenan y custodian múltiples procesos empresariales basados en documentos; la relación con los clientes, proveedores y autoridades.

En este escrito abordaré algunas reflexiones y dejaré al lector interrogantes sobre los procesos de adquisición e implementación de tecnologías, las posibles consecuencias de este descontrolado proceso para la gestión y control de los documentos.

A continuación se referencia el Modelo Íncipy planteado por @ejoana en su libro “Transformación e Innovación Digital”

Visón y Liderazgo

• Cultura y gobierno digital
• Capacitación digital
• Medición y KPIs

Transformación de la Experiencia del Cliente

• Conocer a los clientes.
• Identificar nuevas fuentes de ingresos. 
• Redibujar el contacto con ellos creando una nueva organización customer centric.

Transformación digital de las personas y procesos

• People centricity
• Atracción digital de talento.
• Digitalización de procesos

Transformación digital del Modelo de Negocio

• La creación de nuevos negocios digitales.
• La globalización digital.
• Las modificaciones digitales a la empresa

En el ámbito de la gestión documental y la gestión de contenidos empresariales se emplea la metodología DIRKS (Design and Implementing Recordkeeping System) incorporada en la norma ISO 15489-1. En proyectos de implementación de tecnologías de gestión documental las consecuencias pueden ser muy graves para la memoria y para la seguridad jurídica de las organizaciones dada la ausencia de procesos y procedimientos para entornos digitales: 

• Documentos firmados simplemente incrustando firmas escaneadas o mediante la adquisición y uso de firmas digitales, sin control de versiones de los documentos,
• Ausencia de procedimientos archivísticos para aplicar los principios de la organización documental, ordenación, clasificación y descripción,
• Almacenamiento descentralizado, sin control de los documentos que se reciben y producen,
• Acceso a plataformas y sistemas corporativos desde computadoras personales y de uso familiar de los trabajadores en la modalidad de teletrabajo.

Estos son apenas algunos de los riesgos que esta transición a la “nueva realidad”  trae por apresurar la transformación digital.

Existe otro elemento propio de transformación digital que no se ha podido desarrollar y que podría asegurar es el factor de éxito de este proceso: la gestión del cambio organizacional, la comunicación de los cambios internos a nivel de procedimientos, funciones o responsabilidades de cada trabajador, la comunicación con los clientes, el marketing interno (endomarketing), los beneficios que se obtendrán en el corto, mediano y largo plazo por el uso de las nuevas tecnologías y en la generación de valor para todas las partes interesadas, sin gestión del cambio los riesgos por uso inadecuado de las tecnologías pueden ser, incluso, mayores a los costos de compra de dichas tecnologías,

Las recomendaciones más honestas que podría hacer desde mi perspectiva y la experiencia que tengo como consultor en la implementación de tecnologías son las siguientes:

• Centrarse en las personas, entender que las personas son las que emplean las tecnologías y hacen caso de las reglas de negocio y procedimientos.
• Revisar y actualizar los procedimientos y controles asociados a la producción, gestión y trámite, y organización documental, para que los documentos, registros o evidencias electrónicas se gestionen y almacenen de manera centralizada.
• Definir e implementar políticas y procedimientos de seguridad de la Información para acceder a los sistemas y plataformas desde la modalidad de teletrabajo.
• No comprar o implementar ninguna tecnología sin haber cumplido todas las etapas del ciclo de vida del software, y sin haber definido el Modelo de Requisitos para los sistemas de gestión  documental.
• Desarrollar una estrategia de gestión del cambio organizacional que reduzca la incertidumbre y genere confianza en los usuarios (internos y externos).
• Emplear metodologías ágiles que involucren a todas las partes interesadas y permitan desarrollar prototipos y ciclos de validación para cambiar procedimientos o emplear nuevas tecnologías.

Para concluir dejo los siguientes interrogantes de los cuales me gustaría recibir retroalimentación en los comentarios del blog:

• ¿Cómo se está adelantando la implementación de las nuevas tecnologías en su organización?
• ¿Qué métodos y controles se están aplicando para verificar el cumplimiento y conformidad legal de los nuevos procesos y tecnologías?
• ¿Quién, dentro de la organización, está tomando las decisiones sobre los cambios en procedimientos e implementación de tecnologías?
• ¿Cuál es el rol del archivista en la toma de decisiones sobre la compra de tecnologías en la organización?